Erfolgreiche Migration von HCL Notes zu SharePoint – Warum skybow der entscheidende Faktor ist

Viele Unternehmen stehen aktuell vor einer wichtigen Weichenstellung: Die Ablösung von HCL Notes. Was früher ein zentraler Bestandteil der IT-Infrastruktur war, ist heute technisch überholt und passt oft nicht mehr in moderne IT-Strategien. Microsoft SharePoint bietet sich als zukunftsfähige Plattform an – allerdings ist ein direkter Umstieg mit Risiken verbunden. Denn SharePoint allein kann die individuellen, komplexen Business-Applikationen aus Notes nur unzureichend ersetzen. Die Folge: Datenverluste, ineffiziente Workflows und unzufriedene Nutzer.

Ein Plattformwechsel will gut überlegt sein – ohne fundierte Planung kann er schnell zur Stolperfalle werden. Wie Unternehmen diesen Schritt strukturiert, sicher und erfolgreich meistern, zeigt unser Kollege André Sander aus über 50 realisierten Migrationsprojekten.

Im Interview gibt er praxisnahe Einblicke, wie sich bestehende HCL Notes-Anwendungen effizient nach SharePoint überführen lassen – und welche entscheidende Rolle dabei die Low-Code-Plattform skybow Studio spielt. Das gesamte Gespräch inklusive Live-Demo finden Sie im Video.

Microsoft SharePoint ist eine bewährte Plattform zur Dokumentenverwaltung, Prozesssteuerung und Zusammenarbeit. Es ist Teil der Microsoft 365 Suite – und somit in vielen Unternehmen bereits im Einsatz.

Vorteile von SharePoint:

• Nahtlose Integration in Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, Planner etc.)

• Zugriff über das bestehende M365-Konto – keine zusätzliche Nutzerverwaltung nötig

• Cloudbasiert – Zugriff jederzeit, ortsunabhängig

• Automatische Updates und hohe Sicherheit

• Vertrautes Look & Feel für Endanwender – geringe Schulungskosten

Aber: SharePoint ist keine 1:1-Alternative zu HCL Notes – zumindest nicht ohne zusätzliche Tools. Bestimmte Funktionen, die in Notes selbstverständlich waren, fehlen standardmäßig in SharePoint:

• Granulare Berechtigungen: Die Steuerung auf Feldebene ist schwieriger

• Automatisierung: Notes-"Agenten" für zeitgesteuerte Aktionen gibt es so nicht

• Formularlogik: Anpassbare Masken und berechnete Felder sind komplexer umzusetzen

Ein direkter Wechsel ohne Zusatzlösungen kann daher zu Funktionsverlusten, ineffizienten Prozessen und steigender Frustration führen.

❌ Fehler #1: HCL Notes wird als reines E-Mail-System betrachtet

Viele Unternehmen unterschätzen, wie tief Notes in ihren Fachbereichen verankert ist. Neben Mail- und Kalenderfunktionen laufen dort häufig wichtige Geschäftsprozesse – oft sogar unbemerkt.

✅ Tipp: Führen SIe eine detaillierte App-Analyse durch:

• Welche Anwendungen gibt es?

• Wie oft und von wem werden sie genutzt?

• Welche Datenstrukturen stecken dahinter?

❌ Fehler #2: Die technische Komplexität wird unterschätzt

Viele Notes-Anwendungen enthalten Berechnungen, Rollensichten, Agenten, individuelle Masken – Funktionen, die in SharePoint so nicht ohne Weiteres existieren.

✅ Tipp: Prüfen Sie jede App im Detail. Wenn Sie auf komplexe Logiken treffen, prüfen Sie den Einsatz von skybow Studio, um sie effizient nachzubauen.

❌ Fehler #3: Zu wenig Zeit für die Migration einplanen

Eine vorschnelle Migration führt oft zu Datenverlusten, nicht funktionierenden Prozessen oder unzufriedenen Nutzern – insbesondere bei Apps, die nur monatlich oder jährlich genutzt werden.

✅ Tipp: Planen Sie mindestens 3–6 Monate für Analyse, Umsetzung, Test und Go-live. Beziehen SIe auch saisonale oder wiederkehrende Prozesse in Ihre Planung ein.

❌ Fehler #4: Die Endanwender werden nicht einbezogen

IT-Abteilungen neigen dazu, Migrationen im Alleingang zu planen. Doch ohne Rücksprache mit den Fachbereichen entstehen Lücken, Missverständnisse und Ablehnung.

✅ Tipp: Beziehen Sie die Nutzer aktiv ein:

• Lassen SIe sie neue Tools testen

• Fragen Sie nach Problemen im Alltag

• Holen Sie Feedback ein und iteriere

So erhöhen Sie die Akzeptanz und Effizienz.