Kundenbericht
Die Einführung einer neuen Software ist durchaus eine Herausforderung – das verstehen wir gut. Genau deshalb haben wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden einen Prozess entwickelt, der eine strukturierte und reibungslose Implementierung von OTIS.
Einer unserer Kunden berichtet selbst über die Einführung und den Einsatz von OTIS.
Diese Prozesse erledigt OTIS für uns
OTIS setzen wir für unsere komplette Kunden- und Kartenverwaltung ein. Alle Abrechnungen – mit den unterschiedlichsten Modalitäten – laufen automatisiert über die Software. Zudem ziehen wir jede Kundenstatistik aus dem System, die wir aktuell benötigen. Das unterstützt vor allem unseren Vertrieb sehr gut.
Eine besondere Stärke des Programms liegt aus meiner Sicht auf den schnellen und unkomplizierten Abrechnungsprozessen – gepaart mit zahlreichen Möglichkeiten an Voreinstellungen.
Die Zeit vor OTIS
Wie es so ist: Am Anfang hat niemand damit gerechnet, dass die Sparte im Unternehmen so wachsen würde, wie es dann der Fall war. Man startet klein und „baut“ sich seine Software-Lösungen aus Excel und Co. zusammen. Irgendwann ist dann der Punkt erreicht, wo zu viel Wildwuchs, zu aufwändige Prozesse, zu viele händische Eingaben und damit zu viele Ungenauigkeiten das Ganze nicht mehr tragfähig machen. Eine Fusion 2013 – und damit die Zusammenführung zweier solch unperfekter Software-Systeme – war letztlich der Auslöser, sich mit einer professionellen Alternative speziell für das Tankstellengeschäft zu befassen.
Darum haben wir uns für OTIS entschieden
OTIS wurde uns von einem Partner ans Herz gelegt. Als uns Rabea Gransberger und Holger Wolf von MEKOS im Rahmen einer Präsentation die Funktionen von OTIS erklärten, war sofort klar: Das ist exakt das, wonach wir suchen. Wir waren begeistert davon, was uns die Software abnehmen würde. So begeistert, dass wir keinen anderen Anbieter mehr sehen brauchten.
Nachdem man sich finanziell einig wurde, ging es auch schon los: 2014 haben wir das System auf OTIS umgestellt. Der Switch war zwar anstrengend und es sind auch Fehler passiert, die Nerven gekostet haben. Aber aus Erfahrung mit anderen Umstellungen und anderen Systemhäusern weiß ich, dass das dazu gehört. Und ich gebe MEKOS eine glatte Note 1 dafür. Das Team dort hat hochkonzentriert und engagiert an auftauchenden Problemen gearbeitet. Es war ein gemeinsames Projekt und genauso haben wir es auch gut gemeistert.
Unser größter Nutzen
OTIS hat viele zentrale Aufgaben bei uns im Hause automatisiert. Das schafft Zeit für die Mitarbeiter, aber vor allem auch Transparenz und Übersichtlichkeit. Ich komme extrem schnell an Informationen und Auswertungen. Das erleichtert vieles.
Das OTIS-Team bei MEKOS kennt sich definitiv aus mit der Branche. Ich muss nicht erklären, was zum Beispiel ein üblicher Notierungswert ist. Wir sprechen auf Augenhöhe und wissen, was der andere meint. Eine derartige fachliche Nähe habe ich bislang bei keinem Systemhaus erlebt. So ist das hocheffizient!
Philipp Seeland, team-Geschäftsbereich tankpool24,
Leiter Innendienst/Administration, über den Einsatz von OTIS